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不能整理好文件的知识分子不是好懒虫
有没有试过想找一份文件，明明记得自己曾经收好了，但是翻遍整个桌子，所有的抽屉，把家里弄个底朝天，就是找不到？
所有的找不到，都是因为没有整理好。
桌上堆满了复印件，各种资料满天飞，有时候好像觉得，如果不把自己淹没在文件里就看起来不像个在知识的海洋中徜徉的现代人。
但是纸质文件这货，管理起来琐碎而又没有头绪，平常不被重视，被乱扔一气，到了关键时刻它总是能狠狠摆我们一道。
其实，越是复杂的事情，越要用简单的想法去看待。
今天我们就来试试看，怎么样尽可能简单地搞定它。
第一条：在拿到文件的那一刻就行动
文件不像衣服书籍，只在我们主动购买的时候才会出现。
走在大街上，有人随手塞过来一份传单；被拉去参加一个会议，得到了一份资料；办个会员卡，签署十几页的协议；甚至买个喝水的杯子，都可能会附赠好几页说明书和一打优惠券……
它几乎总是在生活中"乱入"。
所以我们不能等——是否保留？放在哪里？下一步还需要做什么？这些问题如果不在拿到它的那一刻就做出决定，几乎就永远都不可能再会有功夫去处理了！
第二条： 适用于懒人的分类方式
有趣的是，我们总是会突然拿到几张"完全不知道该放在哪里"的纸，所以只好临时丢在一边。
这往往是因为采用了过于细致的，过于个性化的文件分类方式。我也曾经为此深深苦恼，不断调整资料夹的标签只为了找到最合理的分类，直到把自己彻底给弄懵了……
直到有一天，在畅销50万册的《你早该这么玩Excel》中，我看到了一种关于表格设计的异想天开的概念——"天下第一表"。说的是我们不需要根据不同行业的不同需求去设计不同格式的Excel表格，所有的数据都是具有相通的属性的，它们都可以用"源数据表"+"分类汇总表"+"参数表"这样三张表搞定。
我突然意识到，这种化繁为简的分类的概念同样可以帮助我们来应付各种文件！
如果你和我一样懒，不妨试试这种"以不变应万变"的方法，几乎所有的纸质文件都可以归属这三类中的某一类。你只需要据此去分配文件夹和资料盒就可以了！
如果你足够的细致与耐心，还可以在这个基础上，按照时间、使用者等等进一步分类。
第三条： 尽可能地电子化
对于需要保存的文件，尽量都扫描到电脑里，或者拍照存在手机里。尽可能的让你的资料以0和1的形式存在吧，再没有比这个更能够节省空间的了。
比如，每次身份证复印，都要求正反面印在同一面，而且每次都要从钱包最深处把它掏出来，真的是好烦躁（请叫我懒人大代表！）……所以我总是手边留了很多身份证复印件以备不时之需。
后来我改变了方法，制作了一张pdf格式的身份证电子件放在电脑里，需要的时候点一下打印就好了，多么的轻松便捷——其实很多时候办法都是懒人想出来的，被逼的！
这一个小小的改变，也许节省的只是几张纸的地方，但是积少成多，最后可能就能在桌面上空出一个放花瓶的位置，生活又美好了一点点啊喂~
第四条：时刻牢记的极简主义
路上收的宣传单——不要等到回家以后再处理，而是坚决不要带回家；
上课或者培训的学习资料——只要保留电子版ppt就好了；
家用电器的说明书（不是保修卡）——这真的是你认为有用但永远都不会用到的的东西，放心扔掉吧；
各种用完的复印件打印件 ——只要有原件或者电子版的就不要保留任何，扔扔扔，但一定要注意处理好自己的隐私信息；
……
太多的文件环绕在我们的周围，能够提供有价值的信息的却并没有多少。
在我看来，没有什么比纸质文件更需要采用极简主义的了。
蚂小蚁小姐
《爱上收纳：井井有条又热气腾腾的家》作者
日本JALO一级生活规划师
中国规划整理塾上门导师及讲师
韩国KAPO一级整理收纳专家
热爱秩序的水瓶座
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七七的神奇崽崽 2020-03-10
喵大小姐 2020-03-09
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